Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie te­leinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stano­wią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził.

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adresu (miejsca zamieszkania lub pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności), treść żądania, a także czynić zadość innym wymogom ustalonym w przepisach szczególnych.

Na żądanie wnoszącego podanie potwierdza się wniesienie podania.

W ogólnym postępowaniu administracyjnym odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli z odwołania wynika, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Natomiast odwołanie od decyzji organu podatkowego powinno zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

Odwołanie wnosi się do Kolegium za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy do wniesienia odwołania.

Korespondencję przyjmuje Kancelaria Ogólna w pokoju nr 100, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym. Następnie korespondencję przekazuje się Prezesowi Kolegium, który przydziela ją do załatwienia, wyznaczając przewodniczących składów orzekających.

Terminy załatwiania spraw określają przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy (art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego), a w sprawach podatkowych w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania (art. 139 § 3 Ordynacji podatkowej).

Do podanych wyżej terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
O każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie zawiadamia się stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Sprawy rozpatrywane są według kolejności ich wpływu, z wyjątkiem spraw, dla których przepisy prawa przewidują krótsze terminy ich załatwienia.

Z aktami sprawy strony postępowania mogą zapoznawać się w siedzibie Kolegium po uprzednim uzgodnieniu terminu czynności.

Poza kolejnością wpływu załatwiane są np. odwołania:

• od decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej oraz decyzji o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji, które zgodnie z art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902) winny być rozpoznane w terminie 14 dni,
• od decyzji w przedmiocie przeprowadzenia imprezy masowej, których termin załatwienia w myśl art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1466 z późn. zm.) wynosi 4 dni od dnia jego wniesienia,
• od decyzji w sprawie czasowego odebrania, właścicielowi lub opiekunowi, zwierzęcia których termin w myśl art. 7 ust 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2022 r. poz. 572) wynosi 7 dni od dnia jego wniesienia.

Poza kolejnością wpływu załatwiane są również:

• ponaglenia na niezałatwienie sprawy w terminie,
• przekazanie sprawy, w której Kolegium jest niewłaściwe, do organu właściwego,
• wyznaczenie organu do załatwienia sprawy, w przypadku wyłączenia organu,
• sprawy, w których Kolegium uwzględnia cofnięcie odwołania, nie wymagające dodatkowego postępowania wyjaśniającego.